Konsep Tata Ruang Kantor

Nama : Rina Marliani

NIM : 4101

Prodi : Manajemen Pendidikan Islam Regular 3

Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran dan Kearsipan

Dosen pengampu : Yanti Nurdiyanti, S.Pd.I., M.M 

 RUANG KANTOR

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor menurut George R. Terry, merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Sedangkan tata ruang kantor menurut M Littlefield, Frank M. Rachel and Donald L. Caruth, adalah susunan perlengkapan atau peralatan dalam lantai yang luas.

Tata ruang kantor dapat pula didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-mesin serta pengaturan tempat kerja bagi para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan itu antara lain:

1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependak mungkin.

2) Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.

3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yangbaik tentang organisasi itu.

7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

B. Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapat dijadikan sebagai dasar bagi tata ruang kantor. Asas-asas tersebut antara lain:

a) Asas mengenai jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuhjarak yang sependek-pendeknya.Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

b) Asas mengenai rangkaian kerja

Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U. 

c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan sepenuhnya semuaruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar),melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

d) Asas mengenai integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Contohnya dalam ruang rapat, peralatan yang ada haruslah peralatan yang fungsinya untuk membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.

e) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

f) Asas mengenai keamanan dan kepuasan pegawai

Dalam menentukan tata ruang, faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan pegawai juga harus diperhatikan. Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai betah berlama-lama di kantor sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal. Selain itu, produktivitas kerja juga dapat dicapai karena para pegawai bekerja dengan penuh semangat. 

C. Standar Ruang Kantor

Agar tercipta kenyamanan pegawai dan keindahan serta kerapian kantor, teknik yang dapat digunakan untuk mencapai tata ruang kantor yang terbaik adalah sebagai berikut:

a) Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan pegawai yang sering ngobrol.

b) Pada tata ruang terbuka, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm. Lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasarkan  perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm sehingga lorong tersebut dapat dijalani 2 orang tanpa bersinggungan waktu berpapasan, sedang perhitungan lorong yang 80 cm didasarkan pada tebal tubuh seseorang yang rata-rata 40 cm. Dengan demikian kalau lorong itu dipakai untuk berpapasan 2 orang, masing-masing dapat lewat dengan memiringkan dirinya.

d) Jarak antara sesuatu meja dengan mejayang dimuka atau di belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm. Berdasarkan jarak ini, maka bagi setiap pegawai yang memakai meja ukuran 70 x 120 cm hendaknya disediakan luas lantai sekitar 3½ m². jadi ruang seluas 5 x 5 m (25 m²) dapat dipakai oleh maksimum l7 pegawai.

e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkuatan ditempatkan di belakang para pegawainya. Di satu pihak ini akan memudahkan pengawasan, di pihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan.

f) Pada tata ruang terbuka dimana banyak orang bekerja, apabila pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan seseorang pejabat mereka ditempatkan didekat msing-msing pejabat yang bertangggung jawab atas kelompok itu.

g) Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya, demi kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja.

h) Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar, ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang-orang. Kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca. Pegawai-pegawai yang bertugas demikian itu misalnya para kasir. Dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang berada di bawah tanggungjawabnya.

i) Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagin-bagian lainnya atau denga publik, ditempatkan di dekat pintu. Dengan demikian orang-orang yang harus menghubunginya tidak mondar-mandir melewati meja-meja dan mengganngu pegawai-pegawai lainnya.

j) Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya di taruh di dekat pegawai-pegawai yang paling sering menggunakan benda-benda itu.

k) Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, misalnya mesin stensil, ditaruh di dekat jendela, sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbuang keluar ruangan.

l) Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran, misalnya mesin hitung, tidak boleh menempel tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran mengganggu seluruh ruangan.

m) Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang sehingga mendapat peyangga untuk menambah kekuatannya.

n) Bagi pejabat pimpinan yang sering harus menerima tamu penting dan membicarakn urusan-urusan yang bersifat rahasia, dapatlah dibuat kamar tamu tersendiri. Tetapi apabila tiap-tiap pejabat pimpinan membutuhkan kamar tersendari untuk keperluan berunding, agar dapat menghemat ruang dan alat perabotan sebaiknya dibuatkan saja 1 kamar konferensi. Kamar ini dapat dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan berunding di atas itu. Kamar ini dapat sekalilgus dipergunakan sebagai ruang rapat anatar pimpinan kepal denga para pejabat penting dalam organisasinya.

o) Apabila seseorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benarmembutuhkan ruang tersendiri, dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 m (9 m²).

Mengutip dari pendapat Sukoco, Badir Munir (2007 : 1992 ), pembagian area kantor dapat dilakukan dengan cara ditata berdasarkan fungsinya yakni :

1. Reception area 

Ruang resepsionis kantor bisa dikatakan sebagai salah satu area yang mewakili wajah dari perusahaan. Area ini memiliki pengaruh besar dalam memunculkan kesan pertama dari pengunjung terhadap perusahaan. Kesan pertama inilah yang akan berdampak besar pada citra perusahaan. Apabila kesan pertama baik maka secara tidak langsung akan meningkatkan citra perusahaan di mata masyarakat.

Dalam pembagian area kantor perusahaan, biasanya ruang resepsionis berada paling depan diantara area perusahaan lainnya. Keberadaannya yang didepan, area resepsionis bisa diibaratkan sebagai ruang ujung tombak perusahaan. Maka tak heran apabila di area resepsionis ini dibuat desain yang bagus, karyawan yang berpenampilan menarik, juga terpampang logo dan nama perusahaan.

Ruang resepsionis yang representatif biasanya juga didukung dengan ruang lobby atau ruang tunggu dengan desain yang tidak kalah nyaman. Bagi perusahaan yang cukup besar di area ini juga diberi berbagai fasilitas misalnya mesin antrian, televisi, jaringan internet gratis, minuman dan lain sebagainya.

Area resepsionis yang ditata dengan bagus sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja seluruh karyawan didalam kantor. Sebagai pegawai internal perusahaan mereka akan merasa nyaman dalam bekerja dan memiliki rasa bangga terhadap perusahaan dimana ia bekerja. Selain bagi karyawan, pengunjung-pun tentu akan lebih nyaman dan lebih percaya terhadap layanan perusahaan. 

2. Ruang Konferensi 

Ruang konferensi atau yang sering dikenal dengan ruang rapat perusahaan merupakan salah satu area yang khusus diselenggarakan untuk rapat perusahaan dan juga digunakan untuk berbagai acara presentasi kepada rekan bisnis, klien, maupun pada karyawan internal perusahaan.

Ruang ini biasanya memiliki area yang cukup luas dengan penataan meja dan kursi saling berhadapan, atau membentuk lingkaran. Bagi banyak perusahaan, ruang ini juga dilengkapi dengan sarana presentasi, mulai dari whiteboard, LCD proyektor, bahkan beberapa perusahaan besar melengkapinya dengan video converence.

Bagi perusahaan yang memiliki jumlah tim yang banyak, ruang ini sangat dibutuhkan sebagai area diskusi atau rapat untuk membahas berbagai permasalahan tentang perusahaan. Bagi perusahaan yang memiliki sedikit ruang, biasanya ruang konferensi ini juga bisa dimanfaatkan untuk kantor terbuka yang sifatnya temporer.

3. Ruang Komputer

Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan komputer dalam perusahaan adalah sebuah keniscayaan. Hampir semua kantor untuk saat ini memang membutuhkan komputer untuk berbagai keperluan, mulai dari kebutuhan surat-menyurat, membuat proposal penawaran, menyimpan data perusahaan, berkomunikasi lewat internet, promosi dan lain sebagainya.

Sebagai salah satu kebutuhan yang bisa dibilang wajib, komputer yang biasa digunakan dalam durasi yang cukup lama membutuhkan ruangan khusus agar semua peralatan berbasis komputer ini dapat bekerja dengan lancar tanpa kendala. Kebersihan, keamanan, kenyamanan dan perawatan ruang komputer ini harus selalu diperhatikan secara cermat, karena didalamnya terdapat data-data penting perusahaan. 

4. Ruang persuratan.

Ruang persuratan merupakan salah satu area perusahaan yang digunakan sebagai pusat komunikasi, terutama bagi perusahaan yang masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas. Bagi banyak perusahaan, pada saat pembagian area ruangan ini biasanya ditempatkan berdekatan dengan ruangan resepsionis dan pusat kantor. Di ruang persuratan ini pada umumnya terdiri dari 3 area, yaitu :

-Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat, dan diteruskan pada area seleksi;

-Area seleksi, di mana surat diilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang dituju;

-Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya di stempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.

5. Ruang penggandaan.

Ruang penggandaan merupakan area yang didalamnya terdapat layanan fotokopi dan printer berkecepatan tinggi yang dibutuhkan perusahaan. Dalam pembagian area, ruangan ini biasanya berada di tempat yang bisa diakses oleh mayoritas pengguna layanan penggandaan.

Ruang penggandaan biasanya hanya dimiliki oleh perusahaan yang cukup besar, bagi perusahaan yang masih dalam rintisan maupun usaha kecil biasanya penggandaan dilakukan diluar seperti di toko fotokopi, dan lain-lain. 

6. Area pusat penyimpanan.

Dalam pembagian area kantor perusahaan, ruang yang difungsikan sebagai pusat penyimpanan haruslah memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan juga memperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan. Area pusat penyimpanan ini akan lebih baik jika ditempatkan di pusat aktivitas kantor sehingga semua karyawan mudah untuk mengaskses. 

7. Breakout area

Break out area terutama untuk menyediakan tempat di mana karyawan dapat memberi mereka waktu jauh dari layar mereka atau stres setiap hari kehidupan kerja. Mereka juga dapat menggunakan break out area untuk memacu momen pertemuan dengan rekan kerja atau pertemuan informal dengan klien.

8. Toilet 

Toilet memegang peranan penting di berbagai tempat, tak terkecuali di perkantoran. Tempat inilah yang memfasilitasi para karyawan untuk mengeluarkan kotoran tubuhnya.

9. Musholla

Misalnya bagi yang muslim, tentu keberadaan mushola di area kantor akan sangat membantu mereka menjalankan ibadah sholat lima waktu. Sehingga di sisi pekerjaan tetap lancar, di sisi ibadah juga tidak tertinggal.